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  近期在工作上發現了一些問題,專業人員寫的報告被我提出疑問,在溝通的過程中,實在是舉步維艱,多問一句,專業人員會認為不尊重專業,不問直接退回,又告訴我沒說清楚,好心的找來私下指導,卻又說我講太多沒重點。看來我該好好檢討一番,不該當個好主管,不該太為屬下著想,一切就事論事。最後,我還是耐不住,我把主管想知道什麼,老闆想什麼整理了一下寄給了每位同仁。

  我擔任主管這幾年跟長官報告要人、要設備幾乎都沒被過問太多,是我運氣好嗎?真的是我運氣好遇上這麼一群資訊人員,大家都能為工作認真付出,讓工作成果看的見,但是,可能很多人不曉得我再跟長官報告事情(要人、要錢)的時候,是怎麼個處理方式,一位長官與一位前輩給了我職場上的許多指導。從我的長官指出我的各種問題的過程中,我會知道老闆在乎什麼,老闆要看到什麼,讓我每次要報告前都會反覆的思索,假如我是老闆,我會問什麼問題,把關鍵問題一一的列出來,好好的思索一番,把對企業的好處呈現出來,而且老實的把缺點也說清楚。這些步驟也是另一位前輩給的典範,這典範並不完會因為這位前輩不在而消失,都在歷史資料裡,都在專案評估報告裡。當主管初期,我會去翻歷史資料,看看報告應該怎麼寫,後來看別人的報告,不只要了解『報告怎麼寫』,還要去體會『他為什麼要這樣寫』,哪些關鍵的資訊才是老闆想要了解的。

以下列出一些重點:

(1) 請以書面記錄
      重要事情或專案,一定得用書面書寫,這對自己很有幫助。你可以文字、表格、圖型這都是報告可運用的表達資訊,唯有『寫』,才能知道自己對專案的了解程度,『寫』了之後才看的到問題所在。你不利用『寫』來檢視自己對這個專案的盲點,單純用腦袋與嘴巴,常常會被主管問的說不出話來。我的經驗告訴我,我在長官面前若是因為沒準備而勉強去回答,縱使說的一口大道理,其實長官都聽的出來,只在於他們不想戳破你而已。
 
(2) 你可以採用5W方式來敘述問題
      When, What,Why, Who, How。你寫簡單的報告可以參考這5個重點,沒有一定順序,你要簡單扼要的說一件事情,請好好的把這5個重點說(寫)出來。
(3) 給老闆一個有結構的事件說明
    a. 生了什麼事情
    b. 有什麼影響
    c. 目前如何善後
    d. 未來如何避免
    e. 打算怎麼做?花多久改善?
    f. 要花多少錢(或人).
   g. 你目前有和麼困難?需要什麼協助?
 
(4) 資訊採購專案(花錢的專案)什麼是老闆最想知道的(最常問的)
    1. 為何要做這件事(買這設備)?
    2. 這樣做對我們有什麼好處?
    3. 是不是一定得現在做?不做會怎樣?
    4. 這件事情別人怎麼做?(其他同業)
    5. 有無替代方案?有多少執行方案?
    6. 每種方案要花多少錢?花了錢可以節省什麼?可以增加什麼?可以避免什麼?
    7. 你的建議是什麼?

(5) 老闆不想看到或聽到的
    1. 重複的錯誤
    2. 要花錢(人)沒計畫
    3. 延遲
    4. 暗示幾次還聽不懂
    5. 有問題不講
    6. 沒辦法、做不到
    7. 沒有客觀的數據呈現
    8. 抱怨

(6) 如何確保老闆看的懂
      技術人員寫的報告想要讓外行人一看就懂,實在真的很難,到目前為止我還在努力學習,會有這樣的原因確實是因為『資訊』在企業裡面真的是門專業,什麼樣的報告讓老闆看的懂?
      (a) 學習寫一份主管常看的報告風格。(業界標準規格書,政府標案規格書,前輩留下來的報告等等)
      (b) 把你寫好的報告拿給跟這個專案沒相關的同仁看,如果他都看不懂,你也別期待老闆會看懂。

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